06.05.2019 Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

 

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Торговые центры уже давно и успешно применяют автоматизацию бизнес-процессов. Почти везде автоматизирован бухгалтерский учет, а крупные ТЦ внедрили в процесс бюджетирования и документооборот. Согласитесь, это удобно, потому что ежедневно приходится выполнять множество рутинной и бумажной работы. Электронный формат оптимизирует время на обработку и затраты на поддержку. Но идея сделать работу комфортнее и быстрее встречает препятствия. Любое новшество, особенно если оно требует каких-то усилий, воспринимается в штыки. Зачем что-то менять в процессах, если они и так работают, тем более это не приоритетная задача. А если речь заходит о финансовых вложениях — программное обеспечение, лицензии — это часто сулит отказ.

На одной из конференций, посвященных внедрению CAFM систем уважаемые на рынке торговых центров компании признались в том, что они частично уходят от бумажной рутины, но заменяют её табличками Excel. Несмотря на массу очевидных достоинств, у такого подхода есть и недостатки: перенос данных происходит вручную, что приводит к ошибкам и утере данных, а доступ к такой базе данных осуществляется только с того компьютера, который подключен к папке, где хранится таблица, дублирование версий таблиц может внести неразбериху. Более современным и подходящим решением стало использование специализированного ПО для ведения заявок.

Заявки от арендаторов: программные решения

У меня есть «любимчики» среди программных продуктов, которые за очень приемлемые деньги, или бесплатно помогут упростить работу с заявками от арендаторов. В любом ТЦ основные заявки касаются выполнения работ, доставки и разгрузки новых партий товаров, проведения мероприятий. Обычно их долго рассматривают, а иногда и теряют. Рассмотрение и проверка отнимают у сотрудников много времени, а у арендаторов — пачки бумаги. Казалось бы, в таких случаях автоматизация такой работы неизбежна. Но не все собственники готовы платить за программное обеспечение. Если вы хотите внедрить у себя в ТЦ автоматизацию процессов, но не знаете, как отвоевать бюджет у собственника, у меня для вас хорошая новость. В интернете есть бесплатные программы, которые решат вашу задачу. Например, для администрирования заявок арендаторов мне идеально подошло открытое бесплатное веб-приложение для управления проектами и задачами RedMine. У него интуитивно понятный интерфейс и простые настройки. Техподдержку может оказывать ваш системный администратор.

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Интерфейс RedMine

На объектах, где я был техническим директором, мы проводили автоматизацию в три этапа:

  • составление алгоритма процессов, определение ролей
  • установка, настройка программы, наполнение базы данных, установка планшетов
  • составление инструкций, обучение, пилотный проект.

 

Мы уложились в три месяца от начала до конца автоматизации. Это не много и не мало, т.к. этот проект выполнялся параллельно с другими более приоритетными задачами. Для начала был нарисован алгоритм согласования и прохождения заявок, определены роли ответственных за согласование и его порядок. В результате арендаторы получили возможность подавать электронные заявки, которые в течение дня рассматривают службы торгового центра. По результатам на почту подавшему заявку представителю арендатора приходило уведомление о согласовании либо отказе с просьбой уточнить данные. Отслеживать статус заявки можно в личном кабинете в режиме реального времени.

Большой плюс автоматизации заявок — можно назначить исполнителем нескольких человек, чтобы процесс шел быстрее и в зависимости от загрузки его мог обработать любой из назначенных сотрудников. Например, главный инженер и его заместитель. Для каждого пользователя необходимо создать учётную запись. Это просто: из программы RedMine можно экспортировать данные для списка рассылки арендаторам (почта, название магазина) и сгенерировать любой пароль. Каждый арендатор его может изменить сразу после входа в систему.

Мой опыт по внедрению

Подать и согласовать заявку можно через компьютер или смартфон с доступом в интернет. И все же минимальная инфраструктура для работы необходима. В нашем случае это были недорогие планшеты, которые устанавливаются на стойку информации для тех арендаторов, кто не имеет доступа в интернет, а также для охраны в видеомониторную комнату и на погрузочно-разгрузочные зоны. В итоге мы установили три планшета, на которых был всегда открыт доступ к порталу, а остальные функции заблокированы. Бюджет на покупку составил не больше 30 тыс. руб. Сравните: для торгового центра, в котором 200 арендаторов, ежедневный поток заявок требует 300-400 листов бумаги, а это примерно 52 тыс. руб. в год.

Программа действительно не сложная, но для объяснения процессов необходимо обучение. Арендаторы получили краткие инструкции, а сотрудники получили устные указания. Поначалу реализация проекта проходила параллельно с бумажными заявками, но затем мы полностью перешли на электронный документооборот.

Приведу несколько примеров работы с программой:

  • автоматизация запросов на техническое обслуживание
  • движение заявок на разгрузку/погрузку товаров арендаторов и подрядчиков
  • выдача разрешений на размещение промо для арендаторов
  • согласование пропусков (постоянных и временных) для сотрудников арендаторов/подрядчиков
  • учёт и контроль заявок на проведение ремонтных, технических, клининговых работ в ТРЦ.
  •  

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Заявки на технические работы

Результаты внедрения

Итоги проекта нас порадовали. Заявки перестали теряться, бюрократические издержки тоже остались в прошлом. Мы сократили время рассмотрения заявок и затраты на бумажную рутину. А наши арендаторы и сотрудники оценили удобство пользования программой и доступ к статистике и архиву. Можно совершенствовать систему и дальше, у нее много опций. 

В заключение хочу сказать, что абсолютно не обязательно использовать именно RedMine, ведь есть и другие бесплатные аналоги: Mantis, Trac, Flyspray. Помимо прочего, для таких задач можно выбрать и платное ПО, которого достаточно на рынке. Одним из самых популярных является система CAFM ODIN, которая базируется на схожем helpdesk решении, но обладает более расширенным функционалом. Но, на мой взгляд, всегда нужно оставлять возможность выбора.

В общей сложности на своих объектах я автоматизировал семь процессов с помощью бесплатного ПО или минимальными затратами на внедрение: 

  • портал для заявок арендаторов на разгрузку/погрузку, промо акции, ремонтные работы
  • заявки на работы технической службы
  • электронный документооборот (письма арендаторов)
  • акты нарушений арендаторов и подрядчиков, штрафная процедура
  • согласование договоров
  • учёт запасов на складах
  • обучение арендаторов и сотрудников пожарной безопасности, правилам центра.

 

Для каждого из процессов удалось найти бесплатную программу, что я и советую делать при жестких ограничениях бюджета. В любом случае, решение об автоматизации придется принимать, потому что прогресс не стоит на месте. Чтобы быть прогрессивными, понятными и удобными для ваших арендаторов, такое решение стоит принимать уже сейчас.

Автор: Павел Люлин, генеральный директор УК SVN, президент бизнес-клуба iTenAnts, д.э.н.

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Обнаружили в тексте ошибку! Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.

Просмотров сегодня — 4, всего - 404. [2019г - 4452]

Все исследования рынка
Читайте также:
  
Разместить свою новость


03.12.2019
5 интересных идей для оформления ТЦ к Новому году

5 интересных идей для оформления ТЦ к Новому году

Оформление торговых центров, основанное на знании психологии и маркетинга, помогает эффективному развитию бизнеса. Яркое, нестандартное, вдохновляющее оформление делает торговый центр более привлекательным для посетителей.

06.05.2019
Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Торговые центры уже давно и успешно применяют автоматизацию бизнес-процессов. Почти везде автоматизирован бухгалтерский учет, а крупные ТЦ внедрили в процесс бюджетирования и документооборот.

08.02.2014
«ГРИНН» – «зеленый свет» на 40 млрд инвестиций

«ГРИНН» – «зеленый свет» на 40 млрд инвестиций

Федеральный девелопер «Корпорация «ГРИНН» запустит до 2018 года более 1 млн кв. м арендных площадей, инвестировав 40 млрд рублей. Выстраивая концепцию формата, компания сделала ставку на семейно-досуговую составляющую, которая займет более 50% площадей.

03.10.2016
Навигация в торговом центре- зачем? какая? кто?

Навигация в торговом центре- зачем? какая? кто?

Качественная и удобная навигация в ТЦ это мечта многих владельцев и управляющих. Она помогает посетителям ориентироваться в многообразии магазинов, товаров и брендов. Это в теории. На практике все гораздо сложнее. Почему? Давайте разберемся.

17.09.2018
Тренируемся эвакуировать торговый центр правильно

Тренируемся эвакуировать торговый центр правильно

Павел Люлин, автор нескольких книг, учебников, статей по управлению объектами недвижимости, доктор экономических наук, работающий более 15 лет в коммерческой недвижимости

Вход на сайт:





Войти

Регистрация

Забыли пароль?


Развлечения
Искомая площадь:
от 50 м2 до 100 м2

Красота
Искомая площадь:
от 6 м2 до 30 м2



Екатеринбург (Свердловская обл.)
GBA: 167000 м2 GLA: 76000 м2

Чебоксары (Чувашская Респ.)
GBA: 52000 м2 GLA: 32000 м2

Уфа (Башкортостан Респ.)
GBA: 30000 м2 GLA: 23000 м2




Здоровье, лечение, профилактика
от 50 000 000 до 500 000 000 руб.
от 2 000 м2 до 20 000 м2

Здоровье, лечение, профилактика
от 1 090 000 до 2 420 000 руб.
от 10 м2 до 60 м2

Развлечения
от 20 000 000 до 60 000 000 руб.
от 1 000 м2 до 3 000 м2


Copyright ©Сети магазинов и торговые центры - ShopAndMall.ru
Читайте и смотрите ShopAndMall.ru на:
SAM_16
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл №ФС77-34957 от 13.01.2009г.
Права на все изображения и материалы, представленные на портале, принадлежат их владельцам.
При использовании материалов с портала ShopAndMall активная ссылки на shopandmall.ru обязательна