06.05.2019 Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

 

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Торговые центры уже давно и успешно применяют автоматизацию бизнес-процессов. Почти везде автоматизирован бухгалтерский учет, а крупные ТЦ внедрили в процесс бюджетирования и документооборот. Согласитесь, это удобно, потому что ежедневно приходится выполнять множество рутинной и бумажной работы. Электронный формат оптимизирует время на обработку и затраты на поддержку. Но идея сделать работу комфортнее и быстрее встречает препятствия. Любое новшество, особенно если оно требует каких-то усилий, воспринимается в штыки. Зачем что-то менять в процессах, если они и так работают, тем более это не приоритетная задача. А если речь заходит о финансовых вложениях — программное обеспечение, лицензии — это часто сулит отказ.

На одной из конференций, посвященных внедрению CAFM систем уважаемые на рынке торговых центров компании признались в том, что они частично уходят от бумажной рутины, но заменяют её табличками Excel. Несмотря на массу очевидных достоинств, у такого подхода есть и недостатки: перенос данных происходит вручную, что приводит к ошибкам и утере данных, а доступ к такой базе данных осуществляется только с того компьютера, который подключен к папке, где хранится таблица, дублирование версий таблиц может внести неразбериху. Более современным и подходящим решением стало использование специализированного ПО для ведения заявок.

Заявки от арендаторов: программные решения

У меня есть «любимчики» среди программных продуктов, которые за очень приемлемые деньги, или бесплатно помогут упростить работу с заявками от арендаторов. В любом ТЦ основные заявки касаются выполнения работ, доставки и разгрузки новых партий товаров, проведения мероприятий. Обычно их долго рассматривают, а иногда и теряют. Рассмотрение и проверка отнимают у сотрудников много времени, а у арендаторов — пачки бумаги. Казалось бы, в таких случаях автоматизация такой работы неизбежна. Но не все собственники готовы платить за программное обеспечение. Если вы хотите внедрить у себя в ТЦ автоматизацию процессов, но не знаете, как отвоевать бюджет у собственника, у меня для вас хорошая новость. В интернете есть бесплатные программы, которые решат вашу задачу. Например, для администрирования заявок арендаторов мне идеально подошло открытое бесплатное веб-приложение для управления проектами и задачами RedMine. У него интуитивно понятный интерфейс и простые настройки. Техподдержку может оказывать ваш системный администратор.

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Интерфейс RedMine

На объектах, где я был техническим директором, мы проводили автоматизацию в три этапа:

  • составление алгоритма процессов, определение ролей
  • установка, настройка программы, наполнение базы данных, установка планшетов
  • составление инструкций, обучение, пилотный проект.

 

Мы уложились в три месяца от начала до конца автоматизации. Это не много и не мало, т.к. этот проект выполнялся параллельно с другими более приоритетными задачами. Для начала был нарисован алгоритм согласования и прохождения заявок, определены роли ответственных за согласование и его порядок. В результате арендаторы получили возможность подавать электронные заявки, которые в течение дня рассматривают службы торгового центра. По результатам на почту подавшему заявку представителю арендатора приходило уведомление о согласовании либо отказе с просьбой уточнить данные. Отслеживать статус заявки можно в личном кабинете в режиме реального времени.

Большой плюс автоматизации заявок — можно назначить исполнителем нескольких человек, чтобы процесс шел быстрее и в зависимости от загрузки его мог обработать любой из назначенных сотрудников. Например, главный инженер и его заместитель. Для каждого пользователя необходимо создать учётную запись. Это просто: из программы RedMine можно экспортировать данные для списка рассылки арендаторам (почта, название магазина) и сгенерировать любой пароль. Каждый арендатор его может изменить сразу после входа в систему.

Мой опыт по внедрению

Подать и согласовать заявку можно через компьютер или смартфон с доступом в интернет. И все же минимальная инфраструктура для работы необходима. В нашем случае это были недорогие планшеты, которые устанавливаются на стойку информации для тех арендаторов, кто не имеет доступа в интернет, а также для охраны в видеомониторную комнату и на погрузочно-разгрузочные зоны. В итоге мы установили три планшета, на которых был всегда открыт доступ к порталу, а остальные функции заблокированы. Бюджет на покупку составил не больше 30 тыс. руб. Сравните: для торгового центра, в котором 200 арендаторов, ежедневный поток заявок требует 300-400 листов бумаги, а это примерно 52 тыс. руб. в год.

Программа действительно не сложная, но для объяснения процессов необходимо обучение. Арендаторы получили краткие инструкции, а сотрудники получили устные указания. Поначалу реализация проекта проходила параллельно с бумажными заявками, но затем мы полностью перешли на электронный документооборот.

Приведу несколько примеров работы с программой:

  • автоматизация запросов на техническое обслуживание
  • движение заявок на разгрузку/погрузку товаров арендаторов и подрядчиков
  • выдача разрешений на размещение промо для арендаторов
  • согласование пропусков (постоянных и временных) для сотрудников арендаторов/подрядчиков
  • учёт и контроль заявок на проведение ремонтных, технических, клининговых работ в ТРЦ.
  •  

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Заявки на технические работы

Результаты внедрения

Итоги проекта нас порадовали. Заявки перестали теряться, бюрократические издержки тоже остались в прошлом. Мы сократили время рассмотрения заявок и затраты на бумажную рутину. А наши арендаторы и сотрудники оценили удобство пользования программой и доступ к статистике и архиву. Можно совершенствовать систему и дальше, у нее много опций. 

В заключение хочу сказать, что абсолютно не обязательно использовать именно RedMine, ведь есть и другие бесплатные аналоги: Mantis, Trac, Flyspray. Помимо прочего, для таких задач можно выбрать и платное ПО, которого достаточно на рынке. Одним из самых популярных является система CAFM ODIN, которая базируется на схожем helpdesk решении, но обладает более расширенным функционалом. Но, на мой взгляд, всегда нужно оставлять возможность выбора.

В общей сложности на своих объектах я автоматизировал семь процессов с помощью бесплатного ПО или минимальными затратами на внедрение: 

  • портал для заявок арендаторов на разгрузку/погрузку, промо акции, ремонтные работы
  • заявки на работы технической службы
  • электронный документооборот (письма арендаторов)
  • акты нарушений арендаторов и подрядчиков, штрафная процедура
  • согласование договоров
  • учёт запасов на складах
  • обучение арендаторов и сотрудников пожарной безопасности, правилам центра.

 

Для каждого из процессов удалось найти бесплатную программу, что я и советую делать при жестких ограничениях бюджета. В любом случае, решение об автоматизации придется принимать, потому что прогресс не стоит на месте. Чтобы быть прогрессивными, понятными и удобными для ваших арендаторов, такое решение стоит принимать уже сейчас.

Автор: Павел Люлин, генеральный директор УК SVN, президент бизнес-клуба iTenAnts, д.э.н.

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Обнаружили в тексте ошибку! Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.

Просмотров сегодня — 3, всего - 2424. [2019г - 4452]

Все исследования рынка


Получай на почту новости и статьи с ShopAndMall.ru.

На какой емейл отправить рассылку?

  
Разместить свою новость


25.06.2020
Возобновление работы коммерческого объекта, или как УК адаптироваться к новым реалиям рынка

Возобновление работы коммерческого объекта, или как УК адаптироваться к новым реалиям рынка

Практически во всех уголках России сейчас наблюдается процесс поэтапного смягчения ограничений, введённых из-за распространения короновирусной инфекции. Открываются торговые и бизнес-центры.

19.06.2020
Как открыть свой магазин на маркетплейсе — советы по работе с AliExpress

Как открыть свой магазин на маркетплейсе — советы по работе с AliExpress

Некоторых предпринимателей от выхода на маркетплейс останавливает ряд мифов, такие как сложность подключения, дороговизна и др. На примере маркетплейса AliExpress рассмотрим процесс открытия магазина на площадке и проверим справедливость этих мифов.

11.06.2020
Административная и уголовная ответственность ритейлеров в период пандемии: практические рекомендации

Административная и уголовная ответственность ритейлеров в период пандемии: практические рекомендации

04 июня 2020 года в Адвокатском бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» прошла онлайн-дискуссия о рисках ритейлеров в период пандемии в партнерстве с Knight Frank.

10.06.2020
«Шоколадница» работает над эффективностью

«Шоколадница» работает над эффективностью

Интервью с Олегом Подгорным, генеральным директором ГК «Шоколадница», о текущем положении вещей, о закупках, аренде, сервисе и точках роста всей сети, а также о новых форматах.

02.06.2020
Омниканальность и переосмысление торговых центров: каким ритейл выйдет из кризиса

Омниканальность и переосмысление торговых центров: каким ритейл выйдет из кризиса

C наступлением кризиса, вызванного распространением COVID-19 и обвалом цен на нефть, одним из наиболее пострадавших сегментов рынка недвижимости оказался ритейл.

Вход на сайт:





Войти

Регистрация

Забыли пароль?
Подписка на новости

Получай на почту новости и статьи с ShopAndMall.ru





Развлечения
Искомая площадь:
от 50 м2 до 100 м2



Ступино (Москва / Московская обл.)
GBA: 7710 м2 GLA: 7710 м2

Балашиха (Москва / Московская обл.)
GBA: 16000 м2 GLA: 9400 м2

Санкт-Петербург (Санкт-Петербург г.)
GBA: 115800 м2 GLA: 77000 м2




Продукты питания
от 7 000 000 до 50 000 000 руб.
от 150 м2 до 800 м2


Copyright ©Сети магазинов и торговые центры - ShopAndMall.ru
Читайте и смотрите ShopAndMall.ru на:
SAM_16
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл №ФС77-34957 от 13.01.2009г.
Права на все изображения и материалы, представленные на портале, принадлежат их владельцам.
При использовании материалов с портала ShopAndMall активная ссылки на shopandmall.ru обязательна