06.05.2019 Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

 

Торговые центры уже давно и успешно применяют автоматизацию бизнес-процессов. Почти везде автоматизирован бухгалтерский учет, а крупные ТЦ внедрили в процесс бюджетирования и документооборот. Согласитесь, это удобно, потому что ежедневно приходится выполнять множество рутинной и бумажной работы. Электронный формат оптимизирует время на обработку и затраты на поддержку. Но идея сделать работу комфортнее и быстрее встречает препятствия. Любое новшество, особенно если оно требует каких-то усилий, воспринимается в штыки. Зачем что-то менять в процессах, если они и так работают, тем более это не приоритетная задача. А если речь заходит о финансовых вложениях — программное обеспечение, лицензии — это часто сулит отказ.

На одной из конференций, посвященных внедрению CAFM систем уважаемые на рынке торговых центров компании признались в том, что они частично уходят от бумажной рутины, но заменяют её табличками Excel. Несмотря на массу очевидных достоинств, у такого подхода есть и недостатки: перенос данных происходит вручную, что приводит к ошибкам и утере данных, а доступ к такой базе данных осуществляется только с того компьютера, который подключен к папке, где хранится таблица, дублирование версий таблиц может внести неразбериху. Более современным и подходящим решением стало использование специализированного ПО для ведения заявок.

Заявки от арендаторов: программные решения

У меня есть «любимчики» среди программных продуктов, которые за очень приемлемые деньги, или бесплатно помогут упростить работу с заявками от арендаторов. В любом ТЦ основные заявки касаются выполнения работ, доставки и разгрузки новых партий товаров, проведения мероприятий. Обычно их долго рассматривают, а иногда и теряют. Рассмотрение и проверка отнимают у сотрудников много времени, а у арендаторов — пачки бумаги. Казалось бы, в таких случаях автоматизация такой работы неизбежна. Но не все собственники готовы платить за программное обеспечение. Если вы хотите внедрить у себя в ТЦ автоматизацию процессов, но не знаете, как отвоевать бюджет у собственника, у меня для вас хорошая новость. В интернете есть бесплатные программы, которые решат вашу задачу. Например, для администрирования заявок арендаторов мне идеально подошло открытое бесплатное веб-приложение для управления проектами и задачами RedMine. У него интуитивно понятный интерфейс и простые настройки. Техподдержку может оказывать ваш системный администратор.

Интерфейс RedMine

На объектах, где я был техническим директором, мы проводили автоматизацию в три этапа:

  • составление алгоритма процессов, определение ролей
  • установка, настройка программы, наполнение базы данных, установка планшетов
  • составление инструкций, обучение, пилотный проект.

 

Мы уложились в три месяца от начала до конца автоматизации. Это не много и не мало, т.к. этот проект выполнялся параллельно с другими более приоритетными задачами. Для начала был нарисован алгоритм согласования и прохождения заявок, определены роли ответственных за согласование и его порядок. В результате арендаторы получили возможность подавать электронные заявки, которые в течение дня рассматривают службы торгового центра. По результатам на почту подавшему заявку представителю арендатора приходило уведомление о согласовании либо отказе с просьбой уточнить данные. Отслеживать статус заявки можно в личном кабинете в режиме реального времени.

Большой плюс автоматизации заявок — можно назначить исполнителем нескольких человек, чтобы процесс шел быстрее и в зависимости от загрузки его мог обработать любой из назначенных сотрудников. Например, главный инженер и его заместитель. Для каждого пользователя необходимо создать учётную запись. Это просто: из программы RedMine можно экспортировать данные для списка рассылки арендаторам (почта, название магазина) и сгенерировать любой пароль. Каждый арендатор его может изменить сразу после входа в систему.

Мой опыт по внедрению

Подать и согласовать заявку можно через компьютер или смартфон с доступом в интернет. И все же минимальная инфраструктура для работы необходима. В нашем случае это были недорогие планшеты, которые устанавливаются на стойку информации для тех арендаторов, кто не имеет доступа в интернет, а также для охраны в видеомониторную комнату и на погрузочно-разгрузочные зоны. В итоге мы установили три планшета, на которых был всегда открыт доступ к порталу, а остальные функции заблокированы. Бюджет на покупку составил не больше 30 тыс. руб. Сравните: для торгового центра, в котором 200 арендаторов, ежедневный поток заявок требует 300-400 листов бумаги, а это примерно 52 тыс. руб. в год.

Программа действительно не сложная, но для объяснения процессов необходимо обучение. Арендаторы получили краткие инструкции, а сотрудники получили устные указания. Поначалу реализация проекта проходила параллельно с бумажными заявками, но затем мы полностью перешли на электронный документооборот.

Приведу несколько примеров работы с программой:

  • автоматизация запросов на техническое обслуживание
  • движение заявок на разгрузку/погрузку товаров арендаторов и подрядчиков
  • выдача разрешений на размещение промо для арендаторов
  • согласование пропусков (постоянных и временных) для сотрудников арендаторов/подрядчиков
  • учёт и контроль заявок на проведение ремонтных, технических, клининговых работ в ТРЦ.
  •  

Заявки на технические работы

Результаты внедрения

Итоги проекта нас порадовали. Заявки перестали теряться, бюрократические издержки тоже остались в прошлом. Мы сократили время рассмотрения заявок и затраты на бумажную рутину. А наши арендаторы и сотрудники оценили удобство пользования программой и доступ к статистике и архиву. Можно совершенствовать систему и дальше, у нее много опций. 

В заключение хочу сказать, что абсолютно не обязательно использовать именно RedMine, ведь есть и другие бесплатные аналоги: Mantis, Trac, Flyspray. Помимо прочего, для таких задач можно выбрать и платное ПО, которого достаточно на рынке. Одним из самых популярных является система CAFM ODIN, которая базируется на схожем helpdesk решении, но обладает более расширенным функционалом. Но, на мой взгляд, всегда нужно оставлять возможность выбора.

В общей сложности на своих объектах я автоматизировал семь процессов с помощью бесплатного ПО или минимальными затратами на внедрение: 

  • портал для заявок арендаторов на разгрузку/погрузку, промо акции, ремонтные работы
  • заявки на работы технической службы
  • электронный документооборот (письма арендаторов)
  • акты нарушений арендаторов и подрядчиков, штрафная процедура
  • согласование договоров
  • учёт запасов на складах
  • обучение арендаторов и сотрудников пожарной безопасности, правилам центра.

 

Для каждого из процессов удалось найти бесплатную программу, что я и советую делать при жестких ограничениях бюджета. В любом случае, решение об автоматизации придется принимать, потому что прогресс не стоит на месте. Чтобы быть прогрессивными, понятными и удобными для ваших арендаторов, такое решение стоит принимать уже сейчас.

Автор: Павел Люлин, генеральный директор УК SVN, президент бизнес-клуба iTenAnts, д.э.н.

Обнаружили в тексте ошибку! Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.

Просмотров сегодня — 4, всего - 1312.

Все исследования рынка
Читайте также:
  
Разместить свою новость


06.05.2019

Как автоматизировать работу с арендаторами своими силами

Торговые центры уже давно и успешно применяют автоматизацию бизнес-процессов. Почти везде автоматизирован бухгалтерский учет, а крупные ТЦ внедрили в процесс бюджетирования и документооборот.

17.09.2018

Тренируемся эвакуировать торговый центр правильно

Павел Люлин, автор нескольких книг, учебников, статей по управлению объектами недвижимости, доктор экономических наук, работающий более 15 лет в коммерческой недвижимости

14.08.2018

Невероятная удача или уникальная концепция решает?

В открывающемся торговом центре «Клевер» всего за 2 месяца активного экспонирования сданы все площади в аренду. В чем секрет успешной реализации площадей? Выясняем у начальника отдела аренды Торгового центра «Клевер» Любови Целик.

06.08.2018

Как обеспечить безопасность детей в торговом центре

Павел Люлин, автор нескольких книг, учебников по управлению объектами недвижимости, доктор экономических наук, работающий более 15 лет в коммерческой недвижимости

19.07.2018

Как оградить арендаторов ТРЦ от негативного влияния ремонта у соседей

Павел Люлин, автор нескольких книг, учебников, статей по управлению объектами недвижимости, доктор экономических наук, работающий более 15 лет в коммерческой недвижимости

Вход на сайт:





Войти

Регистрация

Забыли пароль?


Одежда
Искомая площадь:
от 65 м2 до 80 м2

Развлечения
Искомая площадь:
от 50 м2 до 100 м2

Парфюмерия и Косметика
Искомая площадь:
от 20 м2 до 45 м2



Кострома (Костромская обл.)
GBA: 41700 м2 GLA: 32000 м2

Нижний Тагил (Свердловская обл.)
GBA: 48000 м2 GLA: 40000 м2

Санкт-Петербург (Санкт-Петербург г.)
GBA: 140000 м2 GLA: 119000 м2




Одежда
от 7 000 000 до 9 000 000 руб.
от 80 м2 до 100 м2

Здоровье, лечение, профилактика
от 50 000 000 до 500 000 000 руб.
от 2 000 м2 до 20 000 м2

Развлечения
от 1 000 000 до 5 000 000 руб.
от 50 м2 до 100 м2


Copyright ©Сети магазинов и торговые центры - ShopAndMall.ru
Читайте и смотрите ShopAndMall.ru на:
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл №ФС77-34957 от 13.01.2009г.
Права на все изображения и материалы, представленные на портале, принадлежат их владельцам.
При использовании материалов с портала ShopAndMall активная ссылки на shopandmall.ru обязательна